Creación de la línea base

Hola amigos bienvenidos al quinto video de la serie completando juntos nuestro proyecto de mejora continua. En este video vamos a ver cómo es que se cuenta la historia de éxito de nuestro proyecto. Vamos a utilizar para eso la construcción de la línea base de nuestra métrica, pero sin mayor preámbulo pasemos a la intro y continuamos. Muy bien, amigos, es importante entender desde ahora que a través de nuestro proyecto nosotros estamos contando una historia de éxito. Muy parecido a como una persona contaría su testimonio cuando salió de algún problema o tuvo un evento fuerte en su vida o alguna de las películas que hemos visto, yo creo que la mayoría, y manejan muy bien esa historia. En mi caso, una de mis películas favoritas de los últimos tiempos es “Interestelar”. Ahí podemos ver como el personaje, pues empieza su historia sobreviviendo con su familia, sembrando maíz y viendo cómo es que la tierra está sufriendo y vemos al final de la película cómo es que él logra salvar a toda la humanidad, ¿verdad? En nuestro proyecto, el comienzo de la historia es la descripción del problema. Es de donde nosotros estamos partiendo y nuestro objetivo, pues es alcanzar esa descripción de la meta que en algún momento nos propusimos. Sin embargo, pues las historias no están compuestas solo de su principio y su final, los espectadores tienen que acompañar a los personajes y visualizar todo lo que hicieron, ¿verdad? Para poder entender cómo es que llegaron de ese principio, de ese punto A, a ese final, a ese punto b. Y es ahí donde el concepto de línea base. Entra a jugar. Esa línea base que nos va a permitir darle seguimiento a la métrica. Al momento de construir esa línea base, hay algunas decisiones que debemos de tomar en cuenta, como la cantidad de datos que vamos a recolectar, con qué frecuencia lo vamos a hacer, que tienen un impacto en la validez, en el esfuerzo de recolección y también en algunos temas que vamos a ver cuando lleguemos a la etapa de control. Solo una pequeña observación. Este tema en el libro que estamos utilizando como apoyo de Lean Six Sigma & Minitab lo vemos en la etapa de Measure, en la tapa de medición. Sin embargo, mi experiencia sí he visto que es muy importante brindar ese contexto a nuestros stakeholders de cómo es que esa métrica que nosotros esperamos mejorar se está comportando en los últimos tiempos, ¿verdad? En los últimos días, semanas o meses. Entonces Desde mi punto de vista, sí es muy importante que hagamos el esfuerzo de mostrar, ver, intentar tener cierta recopilación de datos desde el principio. Sin embargo, cuando lleguemos a esa etapa lo vamos a tocar, cuando lleguemos a Measure lo vamos a tocar, especialmente refiriéndonos a aquellos procesos que tal vez no tienen ya un sistema de medición instalado y necesitan tener esa instalación de por medio. Pero creo. Es que podemos entender de mejor forma todos estos conceptos. Viendo un ejemplo, pasemos a él. Muy bien, este es un pequeño ejemplo que les he preparado, es un archivo Excel en donde tenemos una organización, una fábrica. Podemos decir que he labora 500 productos diarios, ¿verdad? De cualquier producto que ustedes puedan imaginar. El archivo realmente solo recopila una tabla con fórmulas para dar valores aleatorios ¿Sí?, no crean que esto viene de ningún lado. Y, entonces aquí es donde nosotros empezamos a contar nuestra historia, ¿verdad? Nosotros podemos ver que nosotros estamos partiendo de. Con los datos elaborados entre 2022 septiembre, octubre, noviembre y diciembre y 2023, enero y febrero, tenemos que la empresa. En promedio está haciendo 249 productos con defecto, el 50% prácticamente está saliendo con algún tipo de defecto y esta es el comportamiento que hemos tenido durante esos últimos 6 meses, ¿verdad? Entonces esto es nuestro punto de partida, nuestro inicio de nuestra historia, ¿verdad? Yo este es el valor que utilizaría para llenar la información que anteriormente vimos en nuestra descripción del problema. Nuestra historia avanza ¿verdad? Nuestro proyecto avanza, entonces nosotros podemos ir viendo que en las primeras fases del proyecto dígase Define, tal vez Measure, en algún caso, pues nuestra métrica no tendría por qué cambiar drásticamente, no hemos necesariamente implementado ninguna mejora. que empiece a justificar que observemos algo en la métrica, ¿verdad? Pero eventualmente vamos a llegar a ese punto en donde vamos a empezar a implementar mejoras. Y, consecuentemente, se va a empezar a notar poco a poco, ¿verdad? Vamos a ir implementando esas primeras mejoras, de ahí vamos a implementar otro nivel de mejoras en donde ya se van. Se va a empezar a reflejar que las cosas están cambiando, ¿verdad? Vamos a seguir implementando mejoras de forma general, pues esto es ya lo que a lo que nuestro proyecto nos llevará en su momento ya a través de Improve y Control. Y, vamos a llegar a esas últimas etapas que ya vamos a tener implementada la mayoría, todas las mejoras y vamos a llegar a un punto de control en donde la fotografía se tuvo que haber contado por sí solo, ¿verdad? Entonces esto es nuestra métrica. Nosotros hemos estado monitoreando durante estos meses, se podría decir el porcentaje de productos con defecto que han salido y hemos contado una historia partiendo del 55 del 50. Por ciento, perdón. ¿De productos con defecto a un promedio de un 2% en los últimos meses, verdad entonces? nuestra línea base realmente en la etapa de define es con dar contexto de ese primer momento de cómo es que la métrica se está comportando, ¿verdad? Sin embargo, es importante entender que al final esta misma línea base, nosotros la vamos a seguir alimentando para poder contar la historia de nuestro proyecto y para poder crear esta fotografía de cómo es que empezamos y cómo es que mejoró, ¿verdad? De alguna forma, ya sea que la métrica tuviera que bajar Para representar que fue mejor o que tuviera que subir, pero en el momento esto es lo que nosotros tendríamos que ver a lo largo de nuestro proyecto. Muy bien aprovechando esta fotografía que hemos construido de cómo nuestra métrica va a contar la historia de la mejora que se hizo a través de nuestro proyecto, tenemos que empezar a contemplar algunas decisiones que van a. indicar qué tan válidos son los datos que estamos recopilando que tanto esfuerzo vamos a dedicar a realizar esa recopilación y que también va a impactar en esa etapa de control en donde nosotros vamos a demostrar que el cambio sucedió, ¿verdad? Entonces empecemos por la primera por cuestión, ¿Cuántos datos necesito yo para mi línea base? Pues, en realidad el mínimo que yo recomiendo en base a mi experiencia, son 3 meses de datos. Está muy asociado a que tan recurrente vamos a recolectar los datos, pero en general, para mantenerlo simple, son 3 meses los que yo recomiendo como mínimo. Idealmente, nosotros logramos recopilar entre 6 a 24 meses más allá de los 2 años, realmente ya se crea un poco de redundancia, yo diría que no es necesario entre 6 y 24 meses, está muy bien en los datos recopilados. Pero creo que la decisión más importante está en la frecuencia, porque la frecuencia nos va a indicar principalmente ese esfuerzo, ¿verdad? ¿Qué tanto nos va a costar recopilar la información? La verdad es que los comunes es que podemos recopilar cada minuto, cada hora, cada día, cada semana, cada mes o ya a mayores, ¿verdad? Ya cada trimestre semestre y los minutos no lo recomiendo porque. Genera mucha información, ¿verdad? Solo que hubiese un proceso que necesitara ese nivel de exactitud. Pues se considera a ese nivel, sin embargo, pues puede funcionar bajo muestreo o no lo recomiendo de forma general, cada minuto genera muchísima información. En horas en horas, pues podemos obtener mayor detalle y representatividad sin tanto esfuerzo. Aun así es considerable, ¿verdad? Pero yo creo que ya es una de esas primeras medidas en donde el espectro nos permite decir que vale la pena recopilar la información cada hora. Ahora, el que yo recomiendo, lo consideró el ideal es el diario ¿verdad? Ahí tenemos un buen detalle, tenemos una buena representatividad, una buena exactitud y el esfuerzo, pues no es tan alto, ¿verdad? Recopilar esa información de forma diaria. Ahora ya nos pasamos al otro lado. Si la información la recopilamos de forma semanal, pues el esfuerzo disminuye considerablemente, pero empezamos a perder esos niveles de exactitud de detalle, entonces solo que realmente el proceso entregue. sus resultados de forma semanal, yo diría que tenemos que buscar regresar a una forma diaria. Mensual, pues muy similar a la observación semanal, solo que con más tiempo la perdemos mucho más detalle y yo creo que regresamos un poco al alto esfuerzo, porque normalmente ya se trata de recopilar información histórica y recordar lo que sucedió hace 15 o 20 días. Ya es un poco complicado, si no es que se tiene resguardo. de la información. Y pues, realmente más allá de un mes. no lo recomiendo ¿verdad?, porque ya es información con mucha antigüedad. Y el último punto, entonces, ¿Cómo nos impacta estas decisiones en nuestra etapa de control? Cuando lleguemos a nuestra etapa de control les voy a brindar más detalles, pero básicamente dependiendo de la selección, de la periodicidad que nosotros hayamos hecho. Así es la cantidad de datos de control que nosotros vamos a tener que recopilar oficialmente. Realmente, pues ya para esa etapa ya nuestro sistema debería estar lo suficientemente fortalecido para recopilar la información que se necesite, pero es de igual de considerar ¿verdad?, porque les doy el ejemplo si nosotros recopilamos días, horas, minutos o segundos, pues nosotros necesitamos de 2 a 3 meses de datos para poder validar que el cambio es constante en el tiempo, pero si lo hacemos en semanas y meses, nosotros necesitamos de 3 a 6 meses de datos ¿verdad? Entonces es ahí donde nosotros deberíamos de contemplar si nosotros estamos seleccionando días como la periodicidad de nuestros datos, entonces mi etapa de control como mínimo, debería durar esos 3 meses de recopilación de datos. Pero si yo estoy trabajando en una métrica mensual Mi etapa de control va a durar 6 meses desde entonces eso se alarga bastante en el tiempo y pues ahí ustedes, ya como Project manager se estarían evaluando si 6 meses es algo que estaría de acuerdo. ¿Ustedes y sus stakeholders en esperar para finalizar el muy bien amigos, muchas gracias por haberse quedado hasta el final del video y como resumen de lo que vimos, verdad? ¿Nosotros entendimos de cómo esa línea base o ese contexto en la etapa de fin nos brinda esa capacidad de poder contar la historia a lo largo del proyecto, verdad? Empezando por nuestra descripción del problema. ¿En dónde estamos parados? Todo lo que vivimos a lo largo del proyecto hasta alcanzar nuestra meta, ¿verdad?, también entendimos. Que al momento de construir o de seleccionar esa métrica. Tenemos algunas decisiones que considerar que van a tener un impacto en nuestra exactitud de la información en nuestro esfuerzo para recopilar la información y al final en nuestra etapa de control, también con respecto a cuántos datos necesitamos. Espero les haya gustado, les agradezco mucho por apoyar este esfuerzo, pueden dejar sus likes o dislikes Suscribirse y pues nos vemos en el siguiente video hasta pronto.