Introducción a Etapa de Definición

Hola amigos, bienvenidos al segundo video de la serie “Completando juntos nuestro proyecto de mejora continua”. En esta oportunidad, ya estamos empezando con la etapa de definición. Entonces, en este video, vamos a introducir la etapa de forma general, explicando qué herramientas podríamos llegar a utilizar, qué se espera de nosotros como líderes del proyecto, y también daremos una aproximación general de cuánto tiempo nos puede llevar esta etapa. Pero sin más preámbulo, pasemos a la intro y continuemos.

Muy bien, amigos. Entonces, empezando con nuestro video, sé que en el anterior les había mencionado que no íbamos a ver teoría, sino que teníamos énfasis en el lado práctico. Pero en este caso, no es que les haya mentido, simplemente estoy resumiendo la teoría lo suficiente para que tengan una idea, ¿verdad?

Vamos a empezar con el primer punto, entonces, la definición de la etapa tiene 2 objetivos principales. El primer objetivo es explicar por qué es importante realizar este proyecto. Y el segundo objetivo es poner las bases para la administración del proyecto. Esto se conecta muy bien con los 2 roles que nosotros, como líderes del proyecto, vamos a estar cumpliendo. Por un lado, nosotros vamos a ser los analistas del proceso, ¿verdad? Esos expertos o personas que traen consigo las herramientas para identificar las fortalezas y debilidades de un proceso y así establecer oportunidades de mejora. Y, por otro lado, nosotros también vamos a cumplir el rol de administradores de proyectos, project managers. Donde vamos a ser responsables de administrar el tiempo del proyecto para que se ejecute en el tiempo adecuado, la calidad del proyecto para que salga lo mejor posible, y cualquier costo involucrado en el proyecto, ya sea en horas, mano de obra o algún recurso financiero que realmente se ejecute dentro del proyecto.

Muy bien, ahora que vimos en el punto uno los roles que como líderes de proyecto vamos a estar cumpliendo a lo largo de nuestro proyecto. Me gustaría presentarles las herramientas que estaremos utilizando, al menos en esta etapa de definición, en cada uno de los roles. En el rol de analista de procesos, vamos a empezar por la descripción del problema y la descripción de la meta. También vamos a estar utilizando la creación de una línea base del métrico que está muy relacionado con el problema y con la meta. Luego de eso, vamos a ver las herramientas que conectan nuestro proyecto con las necesidades tan importantes del cliente. ¿Vamos a estar utilizando la voz del cliente, el análisis KANO o el CTT que brindan verdad o el árbol de costo de calidad que conecta con esa necesidad? Luego vamos a ver de forma bastante general también la estimación de los impactos. Es importante siempre definir dentro del proyecto no solo esa conexión con nuestros clientes, sino también el beneficio que el proyecto en sí puede traer hacia la compañía o hacia todas aquellas personas interesadas. Y luego vamos a estar definiendo nuestro mapa de proceso, un mapa a grandes rasgos, ¿qué es un mapa SIPOC?

Ahora, en el rol de administrador de proyecto o project manager, vamos a empezar por un plan de proyecto. Después, vamos a estar viendo las definiciones de los alcances que debe tener el proyecto. Luego, vamos a hacer un análisis de stakeholders o un análisis de personas interesadas. Vamos a establecer también un plan de comunicación y vamos a finalizar con un acta de Constitución del proyecto o un project charter. Y también vamos a cubrir un vídeo de buenas prácticas en la administración del proyecto, lo cual nos va a servir en las etapas posteriores.

Muy bien, el punto número 3. La gran pregunta: ¿cuánto tiempo nos debe llevar ejecutar la etapa de definición de principio a fin? En realidad, son distintas las variables que nos pueden afectar en cuanto a la duración de cada etapa y del proyecto en general. Conforme vayamos viendo cada una de las herramientas, creo que ustedes podrán determinar de mejor forma si se acercan o no a la estimación que les voy a dar. Sin embargo, me atrevo a decirles que si ya es un proceso familiar, tiene reportes y en general el proyecto tiene las bases bastante fundamentadas, la etapa podría llegar a durar entre 2 a 4 semanas en total para ejecutarse.

Muy bien, muchas gracias por haberse quedado hasta el final del vídeo. Espero les haya logrado transmitir de forma general cuál es el objetivo que esperamos cubrir en la etapa de definición, cuáles son los roles que ustedes, como líderes del proyecto, van a estar cumpliendo en la etapa de definición y a lo largo del proyecto. También cubrir las herramientas que vamos a estar utilizando en esta etapa y así el tiempo que aproximadamente debería durar esta etapa. Si tienen alguna duda, algún comentario o simplemente quieren compartir su experiencia, si el video les gustó o no, no duden en hacerlo. ¿Se pueden suscribir para apoyar este esfuerzo? Muchas gracias de nuevo y nos vemos en el siguiente vídeo.